FX DANARTO SY
Perwakilan BKKBN DIY menyadari arti penting arsip yang merupakan bukti transparansi/akuntabilitas instansi serta sumber referensi bagi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi program pembangunan kependudukan. Hal tersebut mendasari kegiatan Praktik Baik Kearsipan dengan mengunjungi sejumlah instansi pembina kearsipan di Daerah Istimewa Yogyakarta, yang telah dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY serta Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Sleman dan Kota Yogyakarta pada tanggal 21, 24, dan 25 November 2025.
“Arsip tidak hanya sekedar tumpukan dokumen yang disimpan, melainkan sumber informasi yang harus dikelola dengan baik,” ungkap Kepala Perwakilan BKKBN DIY Mohamad Iqbal Apriansyah kepada Kepala DPAD DIY Syam Arjayanti.
Iqbal saat itu tengah menyertai 4 Pejabat Fungsional Arsiparis beserta sejumlah pengelola arsip di masing-masing Tim Kerja yang ada di Perwakilan BKKBN DIY untuk mempelajari pengelolaan arsip oleh DPAD DIY, Jumat. Setelah pemaparan dan diskusi bersama Arsiparis DPAD DIY, para peserta studi praktik baik kearsipan BKKBN DIY mengikuti room tour ke sejumlah ruangan dimana arsip diolah di kantor tersebut.
Di Kabupaten Sleman, peserta praktik baik kearsipan diterima oleh Kepala Bidang Kearsipan DPK Sleman Yuni Prasetyo Budi Ilmawan. Sedangkan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, kunjungan dipimpin Ketua Tim Kerja Umum, Pengelolaan BMN, Humas, dan Informasi Publik Perwakilan BKKBN DIY Septiana Rahmawati dan diterima oleh Sekretaris DPK Kota Yogyakarta Ari Iryawan beserta Arsiparis yang ada pada Selasa (25/11/2025). Menurut Septiana, pengelolaan arsip oleh Pemerintah Kota Yogyakarta dinilai cukup baik sehingga dipilih untuk dikunjungi.
“Seluruh Pejabat Fungsional Arsiparis ditarik di Dinas kami, dan kami tugaskan sejumlah Arsiparis untuk mendampingi pengelolaan kearsipan di OPD yang memerlukan pendampingan” jelas Ari dalam sambutannya.
Lebih lanjut Ari menjelaskan pengelolaan kearsipan menjadi penting mengingat setiap arsip memiliki nilai hukum yang dapat menjadi alat pembuktian atas suatu peristiwa atau kegiatan sekaligus menjaga transparansi dan akuntabilitas karena setiap saat bisa dilihat kembali. Di samping itu arsip memiliki fungsi sebagai referensi, yang dapat dirujuk untuk memperlancar perencanaan hingga pelaksanaan program dan kegiatan semacam pada masa yang akan datang. Dengan demikian pengelolaan kearsipan merupakan pelestarian informasi, tambah Ari.
Sementara itu Arsiparis Lastini yang dalam paparannya mengungkapkan bahwa arsip perlu diperlakukan sesuai dengan sifat dan klasifikasinya. Arsip yang masih digunakan langsung pada pelaksanaan kegiatan (arsip dinamis) tentu diperlakukan berbeda dengan arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi namun bernilai historis tinggi, misalnya Naskah Proklamasi.
“Naskah dan dokumen dari tahun 1950an yang bernilai historis kami simpan dalam Vaulting Room yang tahan api jika terjadi kebakaran demi keamanan arsip di dalamnya” ujar Lastini. Saat meninjau ruang tersebut, peserta studi praktik baik ditunjukkan bahwa dokumen-dokumen berusia 75 tahun itu diawetkan lebih dahulu sebelum disimpan. Di akhir kunjungan Arsiparis Perwakilan BKKBN DIY Arfin Gallero menyatakan banyak pengetahuan berguna yang didapatnya dengan mengikuti rangkaian kegiatan studi kerarsipan ini.
“Kami bisa belajar menangani arsip dengan lebih baik, mulai dari menerima arsip dari para pengelola di Tim Kerja, mengklasifikasi arsip, menyimpan, melakukan penyusutan, hingga pemusnahan arsip,” ujar Arfin.
